Oleh: P. Adriyanto
*Pejabat Baru Harus Membentuk Tim Kerja*
Pejabat baru harus melakukan penilaian terhadap tim yang ada untuk mengetahui bagaimana kinerja dari tim-tim tersebut. Selama 30 sampai 60 hari pertama, pajabat ini harus bisa mengidentifikasi siapa saja yang menunjukkan kinerja yang baik dan sebaliknya, peran apa yang dilakukan oleh setiap karyawan/key personnel dan bagaimana kelompok-kelompok kerja melakukan pekerjaan pada masa yang lalu.
Ada 6 kriteria yang dapat dipergunakan untuk mengevaluasi para key personnel di atas:
* kompetensi
* pertimbangan
* energi
* fokus
* hubungan
* kepercayaan
Dalam rangka mempermudah penilaian terhadap setiap key personnel seperti di atas, maka dapat dipergunakan form penilaian yang terdiri dari kolom-kolom:
° Kriteria
° Bobot (Weight)
° Nilai (Score)
° Nilai Terbobot (Weighted Score)
Di bawah kolom Kriteria dan Bobot, tertera:
Kriteria Bobot
° Kompetensi 20%
° Pertimbangan 10%
° Energi 10%
° Fokus 15%
° Hubungan 10%
° Kepercayaan 25%
*Catatan:*
* Nilai (Score) : 10 ~ 100
* Nilai setiap kriteria dikalikan dengan bobot akan menjadi nilai terbobot
* Jumlahkan nilai terbobot dari ke-enam kriteria.
* Konversikan total nilai terbobot menjadi grade A, B, C, D.
< 60 : D
60 ~ 70 : C
>70 ~80 : B
> 80 : A
Tentukan batas pengakuan (passing grade) dari karyawan yang dinilai memiliki kinerja yang baik, misal 65.
Berdasarkan sistem ini, maka penilaian dapat dilakukan lebih obyektif dan menghindari kemungkinan pejabat baru menyingkirkan orang-orang yang dinilainya loyal kepada predecessornya tanpa mau tahu bagaimana kinerja mereka yang sebenarnya.
Mendapatkan orang-orang yang tepat dalam satu tim adalah sangat penting, tapi tidaklah cukup. Pejabat baru harus menetapkan bagaimana setiap anggota tim dapat mensupport dan memberi kontribusi maksimal bagi pencapaian sasaran/target yang telah ditetapkan dalam SRIP melalui pemberian inspirasi, motivasi dan insentif. Untuk menginspirasi dan memotivasi anggota tim dan membentuk budaya kerja dan perilaku yang diperlukan, harus dilakukan perpaduan antara sistem yang mendorong (push system) dan sistem yang menarik (pull system).
Pull System berupa:
* Insentif
* Sistem pelaporan
* Proses perencanaan
* Prosedur
* Perumusan misi
Push System dilakukan dengan berbagi visi (sharing of vision) dan kerjasama tim (teamwork).
Agar tim yang dibentuk bisa bekerjasama secara solid, maka harus dilakukan peningkatan kohesivitas yang berorientasi pada *4K*:
* Kesatuan tempat
* Kesatuan pikiran
* Kesatuan rasa
* Kesatuan Jiwa
Kesalahan yang sering dilakukan oleh pejabat baru adalah sangat memperhatikan hubungan ke atas dan ke bawah dengan anggota timnya, dan melupakan rekan-rekan sekerja yang lain yang setingkat.
Adapun manfaat bila dilaksanakan hubungan horisontal dengan rekan sekerja yang lain terutama dengan mereka yang sukses adalah dapat menjadikan mereka sebagai *benchmark/tolok ukur* dalam mencontoh/belajar strategi dan taktik (kiat/action plan) yang terbukti sukses dalam bidang-bidang tertentu.
Pejabat baru harus mengetahui siapa anggota tim yang merupakan key personnel yang menunjang kesuksesannya dalam masa transisi 90 hari.
Ada pendekatan yang produktif dengan melakukan diagnosis terhadap jaringan pengaruh internal yang disebut *”shadow organization”*:
# Sebagai langkah pertama dalam menciptakan kerjasama adalah menganalisis pola-pola perbedaan dan sumber kekuasaan/pangaruh di antara para key personnel. Caranya adalah memperhatikan secara cermat dalam rapat-rapat dan interaksi lainnya untuk mengetahui siapa yang mempunyai pendapat yang berbeda, dengan siapa dalam pemecahan masalah-masalah yang penting dan siapa yang a1membentuk aliansi/kerjasama.
# Perhatikan kepada siapa orang-orang meminta nasehat dan siapa yang biasanya membagikan informasi
#*Cobalah untuk mengidentifikasi sumber-sumber kekuasaan yang memberi orang-orang tertentu pengaruh dalam organisasi. Sumber-sumber pengaruh biasanya adalah:
* Expertise
* Akses ke informasi
* Status
* Pengendalian terhadap sumber daya seperti budget dan. penggajian
* Loyalitas pribadi
Pejabat baru juga harus mengidentifikasi siapa-siapa yang menjadi para pendukung, orang-orang yang berseberangan (opponents) dan siapa-siapa yang bisa meyakinkan orang lain
(convincibler).
Para opponents akan menentang pejabat baru, tidak peduli apa yang dikerjakan oleh pejabat baru tersebut. Mereka merasa pejabat baru itu salah, sehingga mereka menentang semua pendapat dan instruksi.
Orang-orang yang masuk dalam kategori opponents ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
< Merasa nyaman dengan status quo
< Takut terlihat/dinilai tidak berkompeten
< Menimbulkam ancaman terhadap nilai-nilai (values) yang hidup dalam perusahaan
< Mengkhawatirkan konnsekuensi-konsekuensi négatif bagi teman sekerja.
Berikut ini adalah ciri-ciri dari para pendukung (supporter) yang potensial :
> Orang-orang yang mau berbagi visi dengan anda
> Orang-orang yang bekerja secara diam-diam untuk melakukan perubahan dalam skala kecil
> Orang-orang baru yang belum mengenal budaya perusahaan dalam pola kerja mereka.
*Para pejabat baru harus menjaga keseimbangan*
Menjaga keseimbangan adalah merupakan tantangan utama dalam masa transisi.
Bentuk-bentuk keseimbangan tersebut antara lain:
> Keseimbangan antara tugas-tugas rutin dengan tugas-tugas penting yang dapat meningkatkan kinerja unit bisnisnya
> Keseimbangan antara pelaksanaan tugas-tugas atasan versus inisiatif sendiri
> Keseimbangan antara metode kerja yang baku di satu pihak dan metode kerja yang diinstruksiksn oleh atasan di pihak lain versus metode kerja sendiri.
> Keseimbangan antara perasaan-perasaan pribadi versus tuntutan pekerjaan.
Apabila pejabat baru tjdak bisa menjaga keseimbangan-keseimbangan di atas, maka akan terjadi konflik yang akan mengganggu konsentrasi dari pejabat terkait, yang berujung pada kegagalan.
*Semoga bermanfaat.
