By: Hotben Lingga
I. Pengantar:
Dasar-dasar penulisan surat bisnis yang baik itu mudah dipelajari. Pelajaran ini menyediakan panduan, tips serta frase-frase (ungkapan-ungkapan) yang biasanya ditemukan dalam surat bisnis standar umumnya. Ada beberapa panduan dan tips dalam menulis surat dan surel:
1. Rencanakan sebelum kita menulis. Persiapkan kata-kata yang ingin kita tulis. Catat hal-hal yang ingin kita tulis dan susun dalam alinea yang logis.
2. Gunakan nada percakapan dan bahasa yang sopan serta ramah.
3. Periksa yang teliti jenis kelamin, gelar dan ejaan nama. Gunakan Ms. Untuk wanita dan Mr. untuk pria. Kita gunakan Mrs. Kalau kita 100% yakin orang tersebut sudah menikah
4. Untuk menghindari kebingungan, tulislah Nama Bulannya daripada menggunakan angka. Contoh: (e.g. January 15th, 2012 or 15 January 2012). Jangan lupa memasukkan tanggal. Tanggal-Bulan-Tahun biasanya lazim digunakan di banyak Negara.
5. Usahakan suratnya singkat, jelas. Semakin mudah dibaca semakin baik surat itu. Kalimat dan alinea harus singkat dan sederhana. Gunakan kosa-kata yang tepat/langsung untuk menghindari salah pengertian. Ajukan pertanyaan langsung.Tulis ulang kalimat atau permintaan yang rancu, samar dan kabur. Kalau penerima surat bukan orang Inggris asli, usahakan menghindari kata-kata yang terlalu teknis atau rumit.
6. Ingat susunan kata yang lazim
Subject Verb Object Manner Place Time
Who Does What How Where When
Contoh :
Mr. Brown will travel by plane to London on Monday, June 5th.
A technician will install the equipment in your office on Tuesday.
7. Hindari kata-kata lama, yang jarang dipakai lagi. Sekalipun kata-kata ini digunakan dalam dokumen dan surat kontrak, kata-kata seperti “Herewith” (Bersama ini, dengan ini), “herein”(Disini, di dalam ini), “aforementioned” (Tersebut di atas, tersebut tadi) jarang digunakan dalam surat).
Gaya kalimat berikut ini lebih sering dipergunakan: “You will find more information on our products in the enclosed brochure.”
8. Gunakan kalimat aktif kalau perlu.
9. Gunakan kata kerja Would daripada Will.
10. Selalu menyebut diri “I”
11. Jangan gunakan “We” kalau tidak jelas siapa yang dimaksud.
Ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat bisnis dasar:
1. Pengantar: Alasan untuk menulis
Pengantar/pendahuluan menolong pembaca memahami dalam konteks apa surat itu dimaksud. Apa surat tersebut tentang wawancara pekerjaan, permintaan penawaran harga, kesempatan bisnis, keluhan dan lain-lain. Tentunya masing-masing jenis surat bisnis mempunyai frase standar tersendiri.
2. Perincian: Ungkapkan Urusan dan kepentingan kita
Bagian perincian sebuah surat bisnis sangatlah penting. Di Bagian ini kita meraih tujuan kita dalam menulis sebuah surat bisnis.
3. Kesimpulan/Langkah-langkah berikutnya/Tindakan berikutnya
Menyatakan seruan untuk aksi berikutnya. Ini bisa berbentuk kesempatan untuk berbicara secara pribadi, surat tindak-lanjut berikutnya. Perlu dan diharapkan untuk memperjelas apa yang kita inginkan untuk langkah berikutnya dari orang yang membaca surat bisnis kita.
Dengan menggunakan frase-frase standar yang diberikan dalam pelajaran dasar ini, kita bisa mengembangkan sendiri kemampuan menulis surat bisnis dengan memfokuskan diri pada macam-macam surat bisnis yang berbeda sesuai minat dan keperluan kita.
II. Susunan Surat Formal
Saat ini surat formal cepat diganti oleh surel. Format Surat formal (yang memakai kop surat) masih bisa diterapkan dalam surel bisnis dan surel formal lainnya.
Pada umumnya ada 2 bentuk susunan surat formal:
1. Block Format (Format Surat formal yang susunannya semua ditulis pada sisi kiri halaman).
Letakkan alamat kita (alamat pengirim) atau alamat perusahaan pada bagian paling atas di sebelah kiri halaman. Spasi. Tulis alamat orang arau perusahaan yang kita maksud di sebelah kiri halaman. Spasi. Gunakan Tanggal.
Dalam bahasa Inggris Amerika, alamat pengirim biasanya diletakkan di sebelah atas kiri, di bawah tanggal, atau pada akhir surat, di bawah tanda-tangan.
Alamat pengirim dibawah tanggal:
October 30, 2016
US Import GmbH
Lincoln-StraBe 25
87953 Posemuckel
Tel. 0049 741 563 6219
Alamat pengirim dibawah tanda-tangan:
Sincerely,
Ttd
Jecki Simatupang
US Import GmbH
Lincoln-StraBe 25
87953 Posemuckel
Tel. 0049 741 563 6219
2. Standard Format (Format Standar)
Dalam bentuk surat formal yang standar ini, letakkan alamat kita atau alamat perusahaan pada bagian paling atas surat di sebelah kanan. Spasi. Letakkan alamat orang atau perusahaan yang kita tuju/maksud di sebelah kiri halaman surat. Letakkan tanggal di sebelah sisi kanan surat sejajar dengan alamat kita.
Dalam bahasa Inggris British, alamat pengirim biasanya diletakkan di bagian atas sebelah kanan surat.
Britain Import GmbH
Londoner Weg 25
87953 Posemuckel
Tel. 0049 741 563 6219
Catatan:
Jangan menulis alamat pengirim kalau kita menggunakan kop surat.
Kalau kita menulis alamat kita sendiri, berikan informasi berikut ini saja: No rumah, alamat, kode pos, tempat, Negara, telepon (Jangan sebutkan nama disini; dalam bahasa Inggris nama hanya diletakkan pada akhir surat). Susunan yang lazim untuk alamat pengirim dalam bahasa Inggris adalah adalah: No rumah, alamat, kode pos, tempat. Kalau susunan alamat pengirim kita berbeda, kita bisa menggunakan kebiasaan kita dalam menyusun alamat pengirim.
Alamat Penerima dalam Surat Bisnis
Ms/Miss/Mrs/Mr/Dr …
house number, street
place
area code
COUNTRY (in capital letters)
Dalam bahasa Inggris Amerika, kode pos biasanya diletakkan sejajar dengan tempat, dipisahkan oleh koma.
Dalam bahasa Inggris British, alamat penerima dimulai pada baris yang sama seperti tanggal atau satu baris dibawah tanggal.
Mr Johnny Welsh 30 October 2016
46 Baker Street
London
NW2 2LK
Great Britain
Dalam bahasa Inggris Amerika, alamat penerima diletakkan dua baris dibawah alamat pengirim (atau 2 baris di bawah tanggal kalau alamat pengirim tidak diletakkan di sisi kiri atas)
American English
Ms Yulia Simorangkir
76 Camptown Road
Chicago, IL. 60710
UNITED STATES
Tanggal Dalam Surat Bisnis
British English
Tulis: 30 October 2010
Posisi: Di sebelah kanan, satu baris dibawah alamat pengirim (Dalam surat-surat dengan kop surat, tanggalnya bisa diletakkan di sebelah kiri atas)
Britain Import GmbH
Londoner Weg 25
87953 Posemuckel
Tel. 0049 741 563 6219
Mr Johnny Welsh 30 October 2016
46 Baker Street
American English
Tulis: October 30, 2010
Posisi: Sebelah kiri atas (Kadang-kadang di tengah)
October 30, 2016
US Import GmbH
Lincoln-StraBe 25
87953 Posemuckel
Tel. 0049 741 563 6219
Format British: Tanggal-Bulan-Tahun American: Bulan-Tanggal-Tahun
A the Fourteenth of March, 2016 March the Fourteenth, 2016
B 14th March 2016 March 14th, 2016
C 14 March 2016 March 14, 2016
D 14/3/2016 3/14/2016
E 14/3/16 3/14/16
F 14/03/16 03/14/16
III. Susunan Surat Formal: Susunan dasar
Alinea Pertama
Alinea pertama surat formal sebaiknya menyatakan maksud dan tujuan surat.
Dalam kebanyakan surat bisnis lazim juga kita menggunakan salam yang ramah dalam kalimat pertama. Berikut beberapa contoh:
• I hope you are enjoying a fine summer.
• Thank you for your kind letter of January 5th.
• I came across an ad for your company in The Star today.
• It was a pleasure meeting you at the conference this month.
• I appreciate your patience in waiting for a response.
Sesudah pembukaan singkat, nyatakan maksud utama surat kita dalam satu atau dua kalimat:
• I’m writing to enquire about…
• I’m interested in the job opening posted on your company website.
• We’d like to invite you to a members only luncheon on April 5th.
Alinea Kedua dan Ketiga dan atau ketiga (Isi Surat)
Alinea kedua dan seterusnya harus menyatakan informasi utama surat kita sesuai yang kita sebut di alinea pertama. Kalau bisa gunakan alinea yang singkat. Kalau kita ingin menyatakan hal-hal yang sensitif atau kabar buruk sebaiknya kalimatnya disisipkan di dalam alinea. Bukan diawali dengan alinea baru. Berikut beberapa ungkapan yang lazim digunakan untuk menyatakan kenyataan yang tidak menyenangkan:
• We regret to inform you…
• It is with great sadness that we…
• After careful consideration we have decided…
Alinea Terakhir
Alinea terakhir harus meringkaskan secara singkat maksud, rencana, harapan, seruan dan tindak lanjutnya.
Alinea terakhir harus menyebutkan permintaan, peringatan, catatan-catatan pada lampiran. Kalau perlu, berikan no telepon atau surel kita. Berikut beberapa ungkapan yang lazim digunakan dalam menutup sebuah surat bisnis.
• I look forward to…
• Please respond at your earliest convenience.
• I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.
• For further details…
• If you require more information…
• Thank you for taking this into consideration.
• I appreciate any feedback you may have.
• Enclosed you will find…
• Feel free to contact me by phone or email.
I. Permulaan (Salam)
Pertama-tama pastikan kita menulis nama penerima surat dengan benar. Perhatikan jenis kelamin dan gelarnya. Gunakan Ms. Untuk wanita dan Mr. untuk laki-laki. Gunakan Mrs. Untuk wanita yang sudah menikah. Setelah Salam kita biasanya memakai koma
Dear Mr, Ms. (Mrs, Miss) Jika kita mengenal nama orang yang kita surati.
Gunakan Dear Sir/Madam kalau kita tidak mengenal nama orang yang kita surati. Atau gunakan To Whom it May Concern
Gunakan Ms untuk wanita yang kita tidak tahu sudah menikah atau masih gadis. Gunakan Mrs. Atau Miss + Nama bila kita tahu status perkawinannya.
• Dear Mr Powell,
• Dear Ms Mackenzie,
• Dear Frederick Hanson:
• Dear Editor-in-Chief:
• Dear Valued Customer
• Dear Sir or Madam:
• Dear Madam
• Dear Sir,
• Dear Sirs
• Gentlemen:
• Dear Mr. Brown
• Dear Ms. White
Permulaan surat bisnis apapun dimulai dengan menyebut penerima surat tersebut
Dear Personnel Director,
Dear Sir or Madam: (Gunakan format ini kalau kita tidak tahu siapa yang kita maksud)
Dear Dr., Mr., Mrs., Miss., Ms. Smith:
Dear Rizal : (Gunakan kalau orang tersebut teman kita atau sudah akrab)
Kalau kita tidak pasti seberapa formal surat yang harus kita tulis, pilihlah selalu bentuk yang lebih formal. Menulis kepada orang yang spesifik selalu lebih disukai kalau bisa.
Bentuk formal digunakan dalam surat-surat bisnis formal. Akan tetapi, surel (emails) sering kurang formal dan biasanya ditulis menggunakan nama pertama tanpa menggunakan “Dear”
MEMULAI SURAT
Awali dengan Ucapan terima-kasih “Thank You”
Surat formal/resmi biasanya diawali dengan mengucapkan terima-kasih kepada seseorang. Berikut beberapa frasa yang sering dipergunakan untuk menyatakan terima-kasih dalam surat menyurat.
Thank you for your letter of (date) inquiring about …
We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about …
In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in …
Contoh:
I would like to thank you for your letter of January 22nd requesting information about our new line of lawn mowers.
In response to your letter of October 23, 1997, we would like to thank you for your interest in our new line of products.
ACUAN/REFERENSI
Mulailah sebuah surat dengan mengacu pada sesuatu seperti percakapan tertentu, surat yang masuk, informasi atau hal-hal spesifik. Kalau ini surat pertama dalam sebuah percakapan, kita bisa menyatakan alasan untuk menulis:
Thank you for your letter of March 15.
• Thank you for contacting us.
• In reply to your request, …
• Thank you for your letter regarding …
• With reference to our telephone conversation yesterday…
• Further to our meeting last week …
• It was a pleasure meeting you in London last month.
• I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
• I would just like to confirm the main points we discussed
on Tuesday.
With reference to your advertisement in the Times, your letter of 23 rd March,
your phone call today,
Thank you for your letter of March 5 th .
With reference to (Berkenaan dengan, mengenai)
With regard to (Berkenaan dengan, berkaitan dengan, mengenai)
With relation to (Berkenaan dengan, berkaitan dengan, mengenai)
With respect to (Berkenaan dengan, mengenai)
ALASAN UNTUK MENULIS
I am writing to…
… inquire about
… apologize for
… confirm
… comment on
… apply for
We are writing
– to inform you that …
– to confirm …
– to request …
– to enquire about …
• I am contacting you for the following reason…
• I recently read/heard about ….. and would like to know ….
• Having seen your advertisement in …, I would like to …
• I would be interested in (obtaining / receiving) …
• I received your address from —– and would like to …
I am writing to inquire about the position posted in The Jakarta Post.
I am writing to confirm the shipment details on order # 2346.
I am writing to apologize for the difficulties you experienced last week at our branch.
Sesudah menyatakan alasan menulis surat bisnis kita, lanjutkan dengan menyebutkan lebih spesifik maksud surat kita. Ini beberapa kemungkinan:
Kalau kita baru mau memulai korespondensi dengan seseorang tentang sesuatu hal, atau meminta informasi, mulailah dengan menyebutkan alasan kita menulis:
I am writing to inform you about …
I am writing to ask / inquire about…
Contoh:
I am writing to ask about information for small businesses.
I am writing to inform you that we have not yet received payment for…
MEMINTA SESUATU:
We would appreciate it if you would …
• I would be grateful if you could …
• Could you please send me …
• Could you possibly tell us / let us have …
• In addition, I would like to receive …
• It would be helpful if you could send us …
• I am interested in (obtaining / receiving) …
• I would appreciate your immediate attention to this matter.
• Please let me know what action you propose to take.
Could you / Would you possibly…?
I would be grateful if you could…
Could you / Would you please…?
Would you please forward your job requirements?
I would be grateful to meet with you next week.
Would you possibly have time for a meeting next week?
MENYETUJUI PERMINTAAN
I would be delighted to
I would be delighted to give you a tour of our facility this coming month.
Memberikan kabar baik:
We are pleased to announce that …
• I am delighted to inform you that ..
• You will be pleased to learn that …
Memberikan kabar buruk
Unfortunately
I am afraid that
We regret to inform you that …
• I’m afraid it would not be possible to …
• Unfortunately we cannot / we are unable to …
• After careful consideration we have decided (not) to …
I am afraid that I will be unable to attend the conference next week.
Unfortunately, we will have to postpone the meeting until June 1st.
Menyampaikan Keluhan
• I am writing to express my dissatisfaction with …
• I am writing to complain about …
• Please note that the goods we ordered on ( date )
have not yet arrived.
• We regret to inform you that our order n° —– is now
considerably overdue.
• I would like to query the transport charges which seem
unusually high.
Menyampaikan Permintaan maaf
• We are sorry for the delay in replying to …
• I regret any inconvenience caused (by) …
• I would like to apologise for the (delay, inconvenience)…
• Once again, please accept my apologies for …
Menyatakan Order
• Thank you for your quotation of …
• We are pleased to place an order with your company for..
• We would like to cancel our order n° …..
• Please confirm receipt of our order.
• I am pleased to acknowledge receipt of your order n° …..
• Your order will be processed as quickly as possible.
• It will take about (two/three) weeks to process your order.
• We can guarantee you delivery before …(date)
• Unfortunately these articles are no longer available /
are out of stock.
Menyatakan Harga
• Please send us your price list.
• You will find enclosed our most recent catalogue and price list.
• Please note that our prices are subject to change
without notice.
• We have pleasure in enclosing a detailed quotation.
• We can make you a firm offer of …
Menyatakan Pembayaran
• Our terms of payment are as follows …
• Our records show that we have not yet received
payment of …
• According to our records …
• Please send payment as soon as possible.
• You will receive a credit note for the sum of …
MELAMPIRKAN DOKUMEN
Dalam surat-surat formal kadang-kadang kita harus melampirkan dokumen atau informasi tambahan. Gunakan ungkapan-ungkapan berikut ini untuk menyatakan kita melampirkan sesuatu:
Enclosed please find + noun
Enclosed you will find … + noun
We enclose … + noun
Contoh:
Enclosed you will find a copy of our brochure.
Enclosed please find a copy of our brochure.
We enclose a brochure.
I am enclosing
Please find enclosed
Enclosed you will find
Meminta tolong
Gunakan frasa-frase berikut untuk meminta tolong:
I would be grateful if you could + verb
Would you mind + verb + ing
Would it be to much to ask that…
Contoh:
I would be grateful if you could send me a brochure.
Would you mind telephoning me during the next week.
Would it be to much to ask that our payment be postponed for two weeks.
MENAWARKAN BANTUAN
Ungkapan-ungkapan berikut digunakan untuk menawarkan bantuan:
I would be happy to + verb
We would be pleased to + verb
Would you like us to …?
• We would be happy to …
• We are quite willing to …
• Our company would be pleased to …
Contoh:
I would be happy to answer any questions you have.
We would be pleased to assist you in finding a new location.
Kata-kata Penutup (Closing Remarks) & Acuan untuk Hubungan/Komunikasi kedepan
Selalu akhiri surat resmi dengan menyatakan suatu seruan atau harapan atau hasil yang diinginkan. Beberapa ungkapan yang sering dipakai adalah:
• We look forward to a successful working relationship in the future.
• We would be (very) pleased to do business with your company.
• I would be happy to have an opportunity to work with
your firm.
• I look forward to seeing you next week.
• Looking forward to hearing from you, …
• Looking forward to receiving your comments,
• I look forward to meeting you on the (date).
• I would appreciate a reply at your earliest convenience.
• An early reply would be appreciated.
I look forward to …
…hearing from you soon.
…meeting you next Tuesday.
…seeing you next Thursday.
I look forward to meeting / seeing you
I look forward to meeting you next week.
Tawaran untuk memberikan bantuan lebih lanjut:
Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.
If you need any further assistance please contact me.
• If we can be of any further assistance, please let us know.
• If I can help in any way, please do not hesitate to
contact me.
• If you require more information …
• For further details …
• Thank you for taking this into consideration.
• Thank you for your help.
• We hope you are happy with this arrangement.
We hope you can settle this matter to our satisfaction.
Thank you for your help. Please contact us again if
we can help in any way.
there are any problems.
you have any questions.
Penutup/Pengakhir
Gunakan frase-frase berikut ini untuk mengakhiri surat bisnis atau surel kita. Frase-frase ini disebut “Salutasi/Salam” dan dipilih berdasarkan hubungan kita dengan orang yang kita surati.
Yours faithfully (UK); Faithfully Yours (US)
Digunakan dalam surat formal dan kita tidak mengenal/tahu nama orang yang kita surati.
Yours sincerely (Salam hangat) (UK); Sincerely Yours/Sincerely (US)
Digunakan dalam surat kalau kuta mengenal nama orang yang kita surati.
Best wishes (Salam Sejahtera, Semoga Beruntung/Selamat)
Digunakan dalam surat formal dan surat ucapan.
Best regards, / Regards,
Digunakan kalau orang tersebut adalah orang/teman dekat.
Respectfully Yours (Salam hormat)
Penyelesaian/Penutupan Surat
Tulis:
Yours faithfully,
Yours sincerely,(Untuk Surat Resmi)
Atau
• Best wishes, (Semoga sukses)
• Best regards, (Salam hormat)
• Yours truly, (Salam dan hormat kami)
• Sincerely, (Hormat kami)
• Sincerely yours, (Salam hormat)
• Thank you, (Terima-kasih)
• All the best, (Semoga sukses)
• Best of luck, (Semoga beruntung)
• Warm regards, (Salam hangat)
Tanda Tangan
Nama
_________________________________________________________________________________________________________________________________________
Sample Business Letter About Shipment
Company, Inc.
123 Alphabet Drive
Los Angeles, California 90002
15 October 2012
Mr. John Doe
Customer Service Representative
Widgets Galore, Inc.
987 Widget Street
Miami, Florida 33111
Dear Mr. Doe:
I am writing you concerning a recent purchase of widgets. Approximately two weeks ago, on October 1, I ordered a total of 50 widgets for Company, Inc. via the Widgets Galore client webpage. I received an email notification two days later confirming the receipt of payment and the shipment of the widgets. According to your website, shipments should reach their destination within 3-5 business days of being sent, but I have yet to receive the widgets. Do you have any information on what may have happened to delay the shipment or where the shipment is currently?
I have worked with Widgets Galore, Inc. in the past and have the greatest confidence in your products and customer service. We need the shipment of widgets soon, however, and I hoped you might be able to provide me with an idea of when I can expect them. Thank you in advance for any help you might be able to offer.
Sincerely,
Sam Brown
Vice President of Company, Inc.
555-555-5555
s.brown@companyinc.com
